Для чого потрібні електронні трудові книжки

Електронні трудові книжки — це цифрові аналоги паперових. Вони офіційно діють в Україні з 10 червня 2021 року.

Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців та зменшити паперовий документообіг. Також це зменшує ризик втрати чи пошкодження документів.

Тепер працівники можуть у будь-який момент перевірити свій страховий стаж — період, протягом якого вони сплачували страхові внески до Пенсійного фонду (до 2004 року цей стаж називався трудовий). А в майбутньому — автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.

Оцифрування трудових книжок триватиме п’ять років (із 2021 до 2026 року). Після цього дані внесуть до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування та буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія буде непотрібною.

За бажанням працівник може зберігати паперову версію в себе або вести паралельно з електронною версією.

Як підготувати трудову книжку для оцифрування

Перед поданням сканованих копій трудових книжок для оцифрування через портал електронних послуг Пенсійного фонду України необхідно провести їх ретельний аудит. Усі записи в трудовій книжці мають відповідати вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників.

Що потрібно перевірити в першу чергу:

Титульний аркуш (перша сторінка) повинен містити:

▪ прізвище, ім'я, по батькові та дату народження працівника (зазначені повністю, без скорочень);

▪ підпис власника трудової книжки, що підтверджує правильність даних;

▪ підпис відповідальної особи за видачу трудових книжок;

▪ печатку установи, яка вперше заповнювала трудову книжку.

Якщо прізвище, ім'я, по батькові чи дата народження вказані з помилками, зміни можна внести за останнім місцем роботи на підставі відповідних документів або в судовому порядку.

Перевірка записів про роботу:

▪ Усі записи про прийом, переведення чи звільнення повинні бути правильними та відповідати оригіналам наказів.

▪ Якщо запис зроблено з помилкою, його виправляє підприємство, де він був внесений.

▪ У разі ліквідації підприємства виправлення вносить правонаступник, а за його відсутності — відповідний архів.

Нагадаємо, завантажити скан-копію трудової книжки для оцифрування через портал ПФУ можна самостійно.