7 простих правил ділового спілкування

13 січня 2016, 18:03
76
Вы также можете прочесть этот материал на русском языке
Ця добірка здорового глузду збереже всім сторонам спілкування масу часу, нервів і позбавить від зіпсованих робочих контактів

Останні п'ять років мені доводилося відправляти і отримувати дуже багато електронних листів і повідомлень. Важливою частиною моїх обов'язків було встановлення контактів із зайнятими та відомими людьми і організаціями. У Prometheus та інших організаціях я також був відповідальний за розбір вхідних повідомлень і дзвінків. Думаю, час поділитися цими базовими правилами встановлення першого ділового контакту з незнайомими вам людьми та організаціями. Я хотів би, щоб цей простий і зрозумілий список правил прочитав і використовував кожен: складно уявити, скільки часу, нервів збереже та та скільки зіпсованих робочих контактів допоможе уникнути всім сторонам ділового спілкування ця добірка здорового глузду:

1. Не потрібно починати ділове спілкування з фрази "Можна вас потурбувати?" або "Чи можна поставити вам запитання?". Ви вже потурбували/задали питання, але замість спілкування по суті лише витрачаєте час вашого співрозмовника.

2. Почніть з того, що коротко, ясно і по справі викладіть суть свого звернення одним повідомленням. Загальна суть вашого повідомлення повинна бути зрозуміла з перших 2-3 його пропозицій, максимум, першого абзацу. Пам'ятайте, той, хто розбирає пошту великої організації (або популярний користувач соцмереж), як правило, отримує десятки, а то і сотні повідомлень у день. Вчитуватися в кожне з них немає ніякої фізичної можливості - рішення про відповідь на ваше повідомлення буде прийнято на основі перших пропозицій.

Якщо ви запрошуєте людину виступити спікером на конференції, участь в якій коштує як середня зарплата, про це, як мінімум, варто згадати

3. Якщо ви пишите електронний лист, вкажіть його суть в заголовку. Ні, заголовок "Співпраця" не підходить: він практично ні про що не говорить і є першим кандидатом на ігнорування. Якщо ви не вважаєте належним витрачати час на складання змістовного заголовка, чому іншим людям варто витрачати час на змістовну відповідь? Витратьте час на короткий і інформативний заголовок листа: "Пропозиція співпраці по створенню онлайн-курсу [назва предмета] від [назва організації]" привертає увагу вже куди краще.

4. Поважайте час вашого співрозмовника. Не потрібно починати спілкування з незнайомими людьми з пропозиції "зустрітися і все обговорити" - викладіть вашу головну думку письмово, якщо вона буде цікава, буде і зустріч. Більшість питань можна і потрібно вирішувати в письмовому вигляді і тільки якщо це зовсім не виходить, переходьте до телефонної розмови або офлайн-зустрічі.

5. Не тисніть на незнайомих і малознайомих співрозмовників - крім спілкування з вами, у людей є інші справи та обов'язки. Якщо ви не отримали відповідь на своє повідомлення, зробіть паузу в 2-3 дні, перш ніж продублювати питання. З іншого боку, повідомлення легко може потрапити в спам або просто бути непоміченим - не соромтеся відправити повідомлення знову за допомогою інших каналів зв'язку, дотримуючись дистанції в 2-3 дні.

6. Відразу ж напишіть, чого конкретно ви хочете і що пропонуєте (якщо пропонуєте) натомість. Якщо ви нічого не пропонуєте натомість, не потрібно соромитися чесно оформити ваше повідомлення як прохання - це позитивно сприймається більшістю людей. А от намагатися на рівному місці подати ситуацію так, ніби ваш співрозмовник ще й повинен залишитися перед вами в боргу, після того як допоможе вам, не варто. Повірте, більшість людей не ідіоти і розуміють, що піар-ефект від присутності на вашій афіші, м'яко кажучи, не рівноцінний публікації в популярному ЗМІ.

7. Не обманюйте і не приховуйте важливу інформацію. Обману не любить ніхто і великі організації, а також досвідчені люди, як правило, добре вміють відчувати. Приховування важливої інформації нічим не краще - коли важливі деталі розкриються пізніше, прогримить скандал. Якщо ви запрошуєте людину виступити спікером на конференції, участь в якій коштує як середня зарплата в країні, про це, як мінімум, варто згадати.

Більше точок зору тут

Подкасти Радіо НВ

Пропустили улюблену передачу? Не дослухали інтерв'ю? Хочете переслухати радіошоу з архіву?

Підпишіться на подкасти Радіо НВ на Soundcloud.
Слухайте та поширюйте!

Слухати подкасти

Стань автором

Якщо Ви хочете вести свій блог на сайті Новое Время, напишіть, будь ласка, листа на адресу:

nv-opinion@nv.ua

Вибір редакції

Інновації

Вчора, 20:00

thumb img
Куди ви пхаєтесь. Білл Гейтс закликав забути про космос і розв'язати 10 глобальних проблем планети Земля
Ігри

Вчора, 06:45

thumb img
Нові мобільні ігри, за які не соромно
Країни

Вчора, 20:43

thumb img
Шахрайство на $1,77 млрд. У Лондоні затримали ювеліра, який входив до сотні найбагатших людей Індії