7 простых правил делового общения

Последние пять лет мне приходилось отправлять и получать очень много электронных писем и сообщений. Важной частью моих обязанностей было установление контактов с занятыми и известными людьми и организациями. В Prometheus и других организациях я также был ответственен за разбор входящей почты и звонков. Думаю, пора поделиться этими базовыми правилами установления первого делового контакта с незнакомыми вам людьми и организациями. Я хотел бы, чтобы этот простой и понятный список правил прочитал и использовал каждый: сложно представить, сколько времени, нервов и испорченных рабочих контактов сохранит всем сторонам делового общения эта подборка здравого смысла:

1. Не нужно начинать деловое общение с фразы "Можно ли вас побеспокоить?" или "Можно ли задать вам вопрос?". Вы уже побеспокоили/задали вопрос, но вместо общения по существу лишь тратите время вашего собеседника.

2. Начните с того, что кратко, ясно и по делу изложите суть своего обращения одним сообщением. Общая суть вашего сообщения должна быть понятна из первых 2-3 его предложений, максимум, первого абзаца. Помните, тот, кто разбирает почту большой организации (или популярный пользователь соцсетей), как правило, получает десятки, а то и сотни сообщений в день. Вчитываться в каждое из них нет никакой физической возможности - решение об ответе на ваше письмо будет принято на основе первых предложений.

3. Если вы пишите электронное письмо, укажите его суть в заголовке. Нет, заголовок "Сотрудничество" не подходит: он практически ни о чем не говорит и является первым кандидатом на игнорирование. Если вы не считаете должным тратить время на составление содержательного заголовка, почему другим людям стоит тратить время на содержательный ответ? Потратьте время на короткий и информативный заголовок письма: "Предложение сотрудничества по созданию онлайн-курса по [название предмета] от [название организации]" привлекает внимание уже куда лучше.

4. Уважайте время вашего собеседника. Не нужно начинать общение с незнакомыми людьми с предложения "встретиться и все обсудить" - изложите вашу главную мысль письменно, если она будет интересна, будет и встреча. Большинство вопросов можно и нужно решать в письменном виде и только если это совсем не получается, переходите к телефонному разговору или офлайн-встрече.

5. Не давите на незнакомых и малознакомых собеседников - кроме общения с вами, у людей есть другие дела и обязанности. Если вы не получили ответ на свое сообщение, сделайте паузу в 2-3 дня, прежде чем продублировать вопрос. С другой стороны, сообщение легко может попасть в спам или просто быть незамеченным - не стесняйтесь отправить сообщение вновь с помощью других каналов связи, соблюдая дистанцию в 2-3 дня.

6. Сразу же напишите, чего конкретно вы хотите и что предлагаете (если предлагаете) взамен. Если вы ничего не предлагаете взамен, не нужно стесняться честно оформить ваше сообщение как просьбу - это позитивно воспринимается большинством людей. А вот пытаться на ровном месте подать ситуацию так, как будто ваш собеседник еще и должен останется, после того как поможет вам, не стоит. Поверьте, большинство людей не идиоты и понимают, что пиар-эффект от присутствия на вашей афише, мягко говоря, не равноценен публикации в популярном СМИ.

7. Не обманывайте и не утаивайте важную информацию. Обмана не любит никто и большие организации, а также опытные люди, как правило, хорошо умеют его чувствовать. Утаивание важной информации ничем не лучше - когда важные детали вскроются позднее, грянет скандал. Если вы приглашаете человека выступить спикером на конференции, участие в которой стоит как средняя зарплата в стране, об этом, как минимум, стоит упомянуть.

Больше мнений здесь