Зупиніть свій час. 11 пасток, у які потрапляють всі, — американський бізнесмен

Відчуваєте себе так, наче працюєте весь час, але це не дає тих результатів, на які ви заслуговуєте? Ви такі не одні. Це проблема, яку мають здолати багато талановитих підприємців. […]

Уникайте цих 11 поширених пасток, у які потрапляє більшість. Вивчіть, як впоратись з невмілим керуванням своїм часом — і ви позбудетесь цього головного болю.

1. Заперечування проблеми з тайм-менеджментом

Я час від часу запитував себе: «Якби я лише мав більше часу, я би міг виділити його на А, В і С». Звісно, ми не можемо мати більш ніж 24 години на день, тож навіщо марнувати енергію на те, щоб на цим міркувати?"

«Нарікання на те, що часу не достатньо, більше часу не створить. Це просто покращить ваше самопочуття на той момент, — пише Джон Машні в тексті для Medium. — Та це неабияк шкодить вам. Нарікання на брак часу заважає вам зіштовхнутись з реальністю: щось зламалось».

Припиніть говорити, що у вас не достатньо часу завершити заплановане. Натомість визнайте, що вам необхідно стати кращим в управлінні своїм часом і почати експериментувати з техніками, що допоможуть вам досягати цілей.

2. Нехтування плануванням дня

[…] Відведіть ввечері кілька хвилин на те, щоб викласти собі одяг та підготувати на завтра їжу. Перегляд вашого календаря загартує вас ментально, збереже час вранці та усуне втому від прийняття рішень. Використовуєте ви додаток з календарем чи записуєте від руки детальний план того, що треба зробити, планування покаже вам структуру вашого дня, тож вам не доведеться боротись з думками про те, а що буде далі.

3. Коли «негайне» бере верх над «важливим»

Визначення різниці між негайним та важливим — виклик для багатьох. […]

Раджу вам всі свої завдання розмістити у чотирьох квадратах:

1. Зробити першим. Це найбільш важливі зобов’язання, які необхідно зробити сьогодні-завтра.

2. Графік. Ті важливі завдання, що не є негайними, ви можете розмістити в своєму графіку в календарі.

3. Делегувати. Якщо якісь базові справи не надто важливі, ви можете передати їх на виконання комусь іншому.

4. Не робити. Які зі завдань не є важливими чи негайними? Видаліть їх зі своїх записів і додайте їх до того, що «я би хотів зробити, якщо матиму таку можливість».

4. Неправильне делегування

Підприємці гордяться тим, що вони майстри на всі руки, проте вам не конче потрібно бути залученим у кожен аспект вашого бізнесу. Будьте обачні щодо того, що відбувається навколо, залишайте своє его за дверима, та делегуйте завдання відповідним людям.

Якщо у вас немає штату, доручіть конкретні роботи фрілансерам. […]

5. Ранній підйом

Погляньте на інші статті з управління своїм часом. Там ви знайдете одну з найбільш поширених порад — рано прокидатись. Як людина, що це практикує, я цілком розумію, що це слушно. Допустимо, ви встаєте на годину раніше. Ви можете використати цей час на те, щоб переглянути свій календар, на зарядку, здоровий сніданок, читання чи розчищання своєї пошти в спокої.

Та ось в чому проблема. Встановити будильник на 4 ранку — це ще не все, що вам потрібно для управління своїм часом. Головне полягає в тому, щоб працювати у пік вашої продуктивності та виділяти час на те, щоб зосереджуватись на своїх пріоритетах. Думайте про це так. Якщо ви сова, ви будете відчувати себе нещасними, коли почнете працювати в такий неможливий для вас час.

Розплановуйте свої дні так, аби найважливіші справи приходились на час, коли у вас найбільше енергії і ви найбільш зосереджені. Якщо ваш пік — на заході сонця, то саме тоді ви повинні виділити час і зосередитись на найважливіших завданнях. Це куди краща стратегія, ніж боротись з внутрішнім годинником власного тіла.

6. Негнучкість

Як би ви добре все не спланували, вас перервуть. Ось чому так критично важливо, щоб у вашому календарі було місце для певної гнучкості. Якось одного дня в мене все йшло за планом аж поки якраз після ланчу високопоставлений клієнт не повідомив про деякі технічні проблеми з нашим програмним забезпеченням.

Я і моя команда мусили зупинитись працювати над тим, над чим працювали — добре, що я зазвичай залишаю одну годину після ланчу відкритою — і вона завжди заповнюється. Найчастіше тим, що я перевіряю мейли, зустрічаюсь з командою, чи розглядаю важливого клієнта, якого не було в планах. Але іншого дня через цей запасний час у моєму календарі я зміг вирішити проблему з проблемним клієнтом, не зміщуючи жодні інші пункти в моєму списку справ.

7. Прагнення до ідеалу

Ми всі хочемо виконувати роботу якісно, та постійно прагнути до ідеалу нереалістично. Часто тиск, якого ми завдаємо собі в прагненні «бути ідеальними», приводить до тису на інших людей щодо їхніх справ. І це того не варто.

Візьміть за приклад Стіва Джобса. В той час як його перфекціонізм привів його до створення деяких найбільш культових продуктів нашого часу — він також подовжував час, відведений на розробку цих продуктів, і це створювало напруження у відносинах з працівниками. […]

8. Пере- чи недопрацювання

Ми схильні помилятись у своїх розрахунках щодо того, скільки часу піде на те чи інше завдання. Ми думаємо, що лише година, як виявляється, що близько двох. Іноді буває і навпаки, та це однаково збиває весь наш розклад. […]

Не завжди легко визначити, скільки часу піде на завершення того чи іншого завдання, та зазвичай воно забирає більше часу, ніж здається спочатку. Найкраще за все — повести журнал часу не менше ніж тиждень, аби побачити, як ви проводите свій день. Ви можете робити це вручну в блокноті чи за допомогою додатків.

9. Щоденне прибирання свого робочого місця

Чи маю я на увазі, що вам слід лишати обгортки від їжі на своєму столі? Та ні. Чи слід вам хапонути документ чи інструмент і ніколи не повертати його на місце? Звісно ж, ні. Розкидати обгортки — негігієнічно, а не повертання предметів на їх місця обійдеться вам у купу часу, що піде на пошуки того, що зникло.

Я веду лиш до того, що це прийнятно — мати невеличкий безпорядок на своєму робочому місці. Згідно з одним дослідженням, завалений стіл може навіть запалити іскорку креативності. Тож якщо ви не маєте часу, немає потреби вганяти себе в стрес через невеличкий безпорядок. Особисто я виділяю собі останню годину робочого дня п’ятниці на те, щоб почистити та облаштувати моє робоче місце. Тоді вся робота, як правило, сходить нанівець, і таке завдання допомагає мені завершити тиждень на високій ноті.

10. Робота нон-стоп

Багато підприємців гордяться тим, яку божевільну кількість годин вони відводять на свій стартап. Ілон Маск, до прикладу, відомий своїм 80-годинним тижневим графіком. Та правда в тому, що кожному треба перерви для перезарядки. […]

Ваша перерва може бути не більш ніж 10-хвилинною прогулянкою, але старайтесь повністю відключатись протягом своїх неробочих годин. Серйозно, змусьте себе зробити перерву та відключіться від мережі. […]

11. Вічні пошуки системи тайм-менеджменту, що працює на вас

Стратегій та лайфхаків не бракує, але універсального підходу до цінування часу немає. Що працює добре для однієї людини, може виявитись не достатнім для іншої.

Експериментуйте з різними техніками тайм-менеджменту, допоки не знайдете своє. Це буде шлях проб і помилок, але допоки не навчитесь ефективно керувати своїм часом, битва з годинником не припиниться.

Повний текст читайте на Entrepreneur

Приєднуйтесь до нашого телеграм-каналу Мнения НВ