Эффективность без стресса

Я постоянно изучаю повышение эффективности как задачу. Мне это интересно, самые лучшие практики применяю и могу рекомендовать. Мои правила такие:

1. Рано вставать. Хотя бы в 6-30, но в идеале в 5.

Со временем организм переходит в нужный режим, и даже будильник ему не нужен. Это бесценное время, когда нет звонков, писем и никто не требует твоего срочного внимания. Кроме тебя самой. Это твое прекрасное время.

2. Максимально качественно использовать свое утреннее время.

Во-первых, для включения и настройки. В разные дни и периоды для меня — это чашка кофе в собственном кафе, которое организовал муж на балконе, йога, бег или хотя бы минимальная сурья намаскар.

Во-вторых, для структурирования задач и планирования недели и дня. Обычно у меня есть список дел общий и отдельно список на ближайший день.

В-третьих, для писем и сообщений, которые важно отправить утром:
- если они были направлены мне вечером/ночью и ответ нужен оперативный.
- письма, для прочтения и осмысления которых нужны тишина и покой
- письма с задачами для команды/подрядчиков
Как только рабочий день "закрутит", начнутся встречи, по их результатам - новые задачи. И до писем, возможно, уже не скоро получится добраться. Особенно мне сложно найти днем время для писем/документов, над которыми нужно подумать, которые требуют погружения. Вот для них раннее утро - мое все.

3. Список задач на день формирую следующим образом:
- определяю, сколько времени нужно на каждое дело (например, вычитка документа - 30 минут)
- расставляю в графике дня все обязательные мероприятия: встречи, события
- в оставшиеся промежутки вставляю дела из списка с учетом того, сколько на них нужно времени
- не забываю о времени на звонки. Идеально договариваться о созвоне заранее на определенное время и внести его в календарь
- время на работу с документами/презентациями тоже планирую отдельно. Из расчета минимум 2 сета по 2 часа на презентацию и не менее 1-2 часов на документы.
- выделяю также время на почту. Здесь у меня есть некоторая личная хитрость. Я часто смотрю прочту с телефона в дороге. Именно поэтому предпочитаю такси/водителя. Учитывая, что в дороге я провожу в день от 1 до 3 часов, это позволяет мне оптимизировать время на работу с письмами. Но, вероятно, я скоро откажусь от этой практики из-за высокой нагрузки на глаза.

4. Технологии. Автоматизация и перевод в электронный формат максимального количества процессов:
- оплата счетов через Портмоне
- передача денег, например, турагентству - через карту, а копии паспортов - по e-mail
- запись в салон - через приложение
- смс банкинг
- вызов такси - через приложение и т.д.

5. Консьерж-сервис.

Это бесплатно. У меня таких служб аж 2, в доме и в банке. Они прекрасны для заказа столика, быстрого поиска "где сделать укладку прямо сейчас", заказа цветов, пиццы, брони билетов и отелей и т.д. Экономят минимум 5-8 часов в месяц. Даже столик в одном из лучших фондю-баров Женевы в пятницу вечеров в туристический сезон забронировали за 15 минут.

6. Правила постановки задач команде/подрядчикам:

- у каждой задачи всегда только один ответственный. Если два и более - задача сформулирована неверно.

Пример: согласование плана действий (Андрей, Елена) - постановка неверная, в этой формулировке непонятно, кто из указанных людей что конкретно делает и за что отвечает
Правильная формулировка: составление плана действий и отправка на согласование (Андрей), подтверждение плана/согласование (Елена)

Это экономит вам огромное количество усилий по контролю. У каждой задачи есть срок исполнения и он известен исполнителю. Здесь бывают хитрости. Если я знаю, что данный исполнитель склонен затягивать срок и просто не умеет иначе, ему можно поставить срок "с запасом".

Прекрасный пример: моя мама, собирая гостей, одной своей подруге всегда говорит время на час раньше, чем другим гостям. И все собираются вовремя. Вы можете сколько угодно считать, что если человек не принимает общие правила, то пусть идет от нас, но зачастую гораздо правильнее найти "ключик", а не менять человека

- ставить задачу другим нужно всегда в первую очередь, и лишь потом самому заниматься своими задачами. Так я даю людям больше времени и избегаю стресса "срочных задач" для них

Я уделяю большое количество места в тексте этому блоку, так как большая часть моей работы связана с людьми, и от качества постановки задач и делегирования зависит и качество выполнения задач, и количество моего времени как сейчас, так и в стратегической перспективе. Люди, которым правильно ставят задачи, быстро развиваются и будут брать на себя все больше.

7. Развивать команду. Больше отдавать.

Я очень доверяю команде. Доверяю не микрокусочки задач, а насколько можно "под ключ".

Моя формула "показываю, как делать - делаем вместе - делаешь сам - отвечаешь сам".

О последних двух шагах: когда сотрудник переходит на этап самостоятельного выполнения задачи, первое время он согласовывает со мной подход и результат. Со временем же берет на себя полную ответственность. Уход от микроменеджмента делает счастливее и руководителя, и команду.

Когда у меня спрашивают: а как же ошибки? Отвечаю: ошибки бывают у всех и всегда. Но, только сделав ошибку, человек в полной мере понимает, как это работает. А этапы обучения "показываю - делаем вместе - комментирую" помогают увидеть и исправить ошибки до выхода проекта наружу.

Написала и понимаю, что все успевать на самом деле помогают другие люди: водитель, который везет меня, пока я читаю почту, муж, который уважает мое утреннее время и замечательная команда и партнеры/подрядчики.