Надо на завтра. 10 советов, как не потеряться в потоке бизнес-задач

1. Работу с данными и цифрами старайтесь отложить на утро. Со свежей головой всегда легче и проще анализировать количественную информацию — рассматривать графики и диаграммы, делать из них выводы, нащупывать тренд развития ситуации. Если вечером 40-страничная презентация выглядит малочитабельным материалом, то утром становится увлекательным путешествием в мир данных и цифр.

2. Если вы привыкли автоматически резервировать в рабочем графике один день в неделю на «подумать», то, может, не стоит это делать. Экономика-2020 — это экономика быстрых решений. Зачастую правильное решение приходит в голову сразу, но вы просто не решаетесь довериться этому решению. Для «подумать» можно оставить выходные, соединив это с активным или не очень активным отдыхом. Гендиректор Apple Тим Кук, например, использует для этих целей раннее утро — несколько часов до начала рабочего дня. Оцените свои способности подниматься с кровати на час раньше — и действуйте.

3. Не стесняйтесь работать с сырыми решениями, пока они не обретут форму. Далеко не каждая гениальная идея вначале выглядит гениальной. Вот, агрохролдинг МХП объявил о запуске сети продаж шаурмы для массового рынка. Совсем не факт, что эта идея казалась руководству очень удачной в тот момент, когда она была предложена. А рынок идее брендированной шаурмы оказался рад. Верьте в собственные идеи. Если вы сами не будете в них верить, то в них не поверит никто. Используйте гаджеты, чтобы вести учет идей. Дайте каждой идее или проекту свое имя — так они будут всплывать в памяти в нужный момент. Когда руководство или партнеры ждут от вас решений — сначала пройдитесь по списку своих идей, ведь вполне возможно, что среди них уже есть готовое решение.

4. Не забывайте про совет писателя Эрнеста Хэмингуэя: с вечера запланируйте, что вы будете делать утром. Работая над своими текстами, Хэмингуэй никогда не ставил точку в конце рабочего дня на завершенной сюжетной линии. Он всегда обрывал работу резко, чтобы на следующее утро четко понимать, где и как он должен продолжить свою работу. Это очень хорошая привычка. Если вам пришло электронное письмо в 22:45 — отложите ответ на утро, если возможно, а утром начнете свой рабочий день с ответа на письмо. Пик продуктивности обычно приходится на полдень, поэтому новые задачи начинайте с этого времени, а утром завершите начатое накануне.

5. Подпишитесь на интересующие вас новости, уведомления и рассылки, чтобы уже в первые 15 минут рабочего дня вы знали обо всем главном, что произошло накануне. Прочитайте, скажем, в 9:45 передовицу Wall Street Journal или ленту новостей любимого украинского издания — что вам ближе по душе и по работе. Свежая информация придает важный энергетический импульс и помогает ощутить пульс деловой жизни. Но не переборщите. Если вам в почту падает десяток рассылок, есть риск растеряться и не прочитать ни одну из них. Фильтруйте информацию и читайте только то, что вас на самом деле интересует и что вам реально нужно по работе.

6. Помните, что очень важно иметь достаточно времени на обсуждение рабочих задач, а не только на их выполнение. Дискуссия с коллегами поможет по-новому оценить то, что вы планируете сделать. Возможно, что-то покажется совершенно ненужным, лишним, неактуальным. Пуэрто-риканский миллиардер Орландо Браво, известный своими инвестициями в технологические решения для бизнеса, каждый свой шаг обсуждает с партнером. Так ему удается принимать взвешенные, правильные решения. В нынешнем мире мало кто принимает важные решения в одиночку. Это только Аристотель мог выдумывать свои теории, глядя на прилив Эгейского моря. Современная деловая жизнь требует постоянного общения. Люди побаиваются, что обсуждение рабочих задач грозит увеличением фронта работ. Избавьтесь от этого страха — дискуссия может многое облегчить.

7. Не пишите слишком длинные электронные письма. Если это невозможно, то старайтесь придерживаться правила: не больше одного длинного письма в день. Когда письмо перенасыщено деталями, да еще и имеет несколько адресатов, — это грозит забрать у вас полдня на дальнейшую переписку и обсуждение второстепенных моментов. Это нормально — быть лаконичным. Современный бизнес понимает, что у человека мало времени и он не может писать письма в духе Льва Толстого и 19 века, начиная с размышлений о вечном. Краткость — это не признак того, что вам нечего сказать. Краткость означает то, что ваши мысли и идеи хорошо организованы.

8. Выберите один день в неделю, когда у вас будет время на социальные сети. Хотя бы раз в неделю стоит делать пост в Facebook, чтобы ваши коллеги и партнеры не решили, что вы ушли в себя, превратились в QR-код или виртуальную голограмму. Это шутка, конечно, но давайте своему сообществу понять, на каком этапе деятельности вы сейчас находитесь. Прокомментируйте новость с вашего рынка, поделитесь оценкой экономической или политической ситуации в стране. Ответьте на несколько комментариев. Если есть чуть больше времени — напишите несколько «необязательных» месседжей, просто интересуясь у знакомых, как у них идут дела. Нам очень не хватает горизонтального общения, а не только переписки с руководством, чтобы чувствовать, кто и где находится в рабочем процессе и в жизни.

9. Если у вас ненормированный рабочий день и рабочие процессы продолжаются до 23−00, задумайтесь над интенсивностью своей работы. На сегодняшний день для многих профессий вполне реальной становится занятость с 9:00 утра до 23:00 вечера. Понятно, что в одинаковой интенсивности проработать 14 часов в день сложно. Распределите нагрузку. Сделайте больше до 15:00, а затем работайте с чуть меньшей интенсивностью, чтобы не потерять нормальную трудоспособность. Обязательно делайте полноценную паузу на обед и на кофе после обеда. Никто не выиграет от того, что вы будете поглощать обед за компьютером, набирая при этом одной рукой текст пресс-релиза или письмо партнеру.

10.Старайтесь в конце месяца подвести итоги проделанной работе. Лучше всего это сделать в письме или в личном общении с человеком, которому вы доверяете и который тоже ведет занятую рабочую жизнь. Проанализируйте свою эффективность, поразмышляйте об уровне рабочей нагрузки. Вы получите в ответ ценный фидбек и поймете, где и как можно упростить себе задачу. Никто в современном мире не ищет более сложной жизни. Все находятся в постоянном поиске решений, как разгрузить рабочий график, как сделать рабочие процессы быстрее. Обменивайтесь своими находками от этого поиска — так вы поможете и себе, и окружающим.

Присоединяйтесь к нашему телеграм-каналу Мнения НВ