Эксперт по деловому этикету назвала 11 правил успешной email-переписки

комментировать
Эксперт по деловому этикету назвала 11 правил успешной email-переписки
© Bench Accounting/Unspalsh

Эксперт по деловому этикету Барбара Пачтер рассказала о базовых правилах email общения.

Несмотря на то, что люди уже давно живут в цифровое время, многие до сих пор совершают банальные ошибки в составлении email писем. Любые ошибки часто негативно воспринимаются читателями и формируют непрофессиональный образ отправителя.  Эксперт Барбара Пачтер предлагает одиннадцать правил делового общения в сети, которые необходимо знать каждому.

1. Адрес получателя вписывайте в последнюю очередь

Есть риск случайно отправить незаконченное письмо. Поэтому, всегда следует добавлять адрес последним. Даже если вы отвечаете на сообщение, это хорошая практика вначале удалить получателя, потом составить ответ и снова добавить адрес.

2. Не сокращайте имя получателя

Если вы не знакомы близко, не следует сокращать имя получателя или придумывать прозвища, утверждает Пачтер. Вам это может показаться дружественным жестом, но человека это наоборот может оскорбить.

3. Всегда пишите тему письма

По словам Пачтер, люди всегда решают открывать ли им письмо от незнакомого человека по теме. Поэтому, «заголовок» должен быть лаконичным и отображать суть письма.

4. Добавьте подпись

Предоставьте адресату немного информации о себе. Блок подписи должен включать ваше полное имя, должность, название компании и вашу контактную информацию. Используйте для подписи тот же размер и стиль шрифта, а также цвет, что и для всего письма.


© unsplash
© unsplash


5. Заведите профессиональный email-адрес

Если вы работаете на компанию, тогда вам следует использовать адрес компании. Если вы используете личный email-адрес, тогда убедитесь, что он выглядит профессионально. Совершенно неприемлемо пользоваться тем, что был в школе или институте, если он включает в себя прозвище.

6.  Никогда не начинайте письмо с «Я»

Пачтер рекомендует не начинать предложения с «Я», поскольку это отталкивает читателя. Такое построение предложение говорит о том, что вы считаете себя важнее получателя.

 7. При рассылке отвечайте отправителю

Очень часто в компаниях делают рассылку на нескольких людей из разных организаций. Если вы хотите ответить на письмо – напишите новое или убедитесь, что отвечаете только отправителю. Отправить ответ всем людям – признак плохого тона, уверяет Пачтер.

8. Меньше юмора

В деловой переписке не желательно использование шуток, особенно если вы не знакомы с человеком. Чувство юмора у всех разное и то, что кажется смешным вам, может совершенно не понравится адресату.


© pexels
© pexels


9. Письмо должно быть читабельным

В деловой переписке не приемлемы разноцветные и необычные шрифты. Письмо должно иметь классический вид: черный стандартный шрифт и средний размер, для удобства.

10. Забудьте о восклицательных знаках и CapsLock

Использование в тексте восклицательных знаком, особенно в большом количестве, делает письмо излишне эмоциональным и вызывает у читателя негативные эмоции. Также негативно воспринимаются слова, написанные заглавными буквами.

11. Перепроверьте все от А до Я

Без тщательной проверки нельзя отправлять письмо. Нужно убедиться, что вы ввели адрес нужного человека, правильно к нему обратились и не сделали грамматические ошибки в тексте. Также, Пачтер советует перечитать письмо вслух, чтобы ваши мысли были сформулированы четко и у адресата было полное понимание ваших просьб или предложений. 

Следите за самыми интересными новостями из раздела НВ STYLE в Facebook

Комментарии

1000

Правила комментирования
Показать больше комментариев

Еще на НВ style

Еще на НВ style

Погода
Погода в Киеве

влажность:

давление:

ветер: